强大的活动影响力和高质量线索不会凭空出现，因为有效的活动策划需要大量的时间和资源。根据活动情况整个过程可以提前几个月开始。这篇文章我们为品牌活动设定了六个月的最后期限，帮助品牌梳理流程和准备工作。当然并不是每个活动都要依据这份指南来实施，规模更小、或者相对私密以推动成单的活动可能只需要几周时间来组织；而规模更大、千人以上的线上线下混合活动可能需要长达一年的时间来筹备。微吼建议品牌设定一个目标日期，然后推算每一个过程预计花费的时间。文章中列示的步骤可以参考，一起看看吧！

为什么需要活动策划指南?

按照活动计划的时间线工作可以让品牌实现：

1. 在最后期限前将供应商、合作伙伴和赞助商纳入公司

2.为员工和所有第三方制定清晰的时间表，让他们知道需要做什么、去哪里、什么时候有空3. 更好地管理自己的团队，让每个人都知道目标和期望

3.适应任何最后一分钟的变化或挑战，做好预案

4.不要超出预算！

如何为活动做准备？（主要任务按时间顺序排列）

前两个月

在刚开始的几周，品牌要做所有会影响活动的重大决定：

决定活动管理团队，并将角色和任务分配给每个人

这些员工是否具备项目管理活动所需的技能？思考如何确保员工在整个计划过程中发挥他们的优势。

为你的活动设定目标

活动的目标是提高品牌知名度？推出新产品或服务？还是与其他企业建立强有力的合作伙伴关系？无论哪种方式都需要确定活动目标和用于衡量活动成功与否的KPI。

明确目标受众

目标群体是谁？他们想要什么、需要什么？观众对品牌有什么期待？了解目标受众和想要吸引的人群的特征，能够帮助品牌创造一个明确的主题和一个成功的议程。

定一个日期

确保不要与任何公共假期或其他备受瞩目的公司或行业活动相冲突。

选择发布渠道

如果品牌计划举办线下活动，尽快确定场地是至关重要的。在线活动也一样，需要考虑举办的渠道。微吼35万+客户的实践表明，企业线上数字活动最好在私域（官网、微信公众号、APP、销售转发的落地页等）和公域（社交媒体平台、新闻平台、行业垂直媒体平台等）同步举办。前者可以将线索引入私域内，并激活私域客群的活跃度；后者可以加大活动的曝光引来新的线索和粉丝。如果企业暂时没有自己的私数字活动平台，请慎重考虑自己的选择，以免错失活动的额外效益。建议品牌的解决方案能够深度收集参会者的信息和行为数据，并与企业其他技术堆栈深度集成。不知道如何选择活动宣发平台，微吼的在线活动专家帮您诊断。

此处可以放一个留资的链接。

引入销售

联系销售主管，确保他们知道即将举行的市场活动。最初的销售重点应该是锁定与活动相关的营销行为，并建立持续跟踪线索的指导方针。

加入锚点

列出在某个日期前必须完成的所有任务，比如支付场地押金、内容制作等。

与第三方交谈

确保与供应商、合作伙伴、潜在的赞助商深度沟通，让各方利益最大化并为品牌活动做出贡献。

开始制定活动营销策略

活动视觉、内容材料、宣发视频、嘉宾选择、CTA……品牌需要考虑如何利用所有可用的渠道提高活动的知名度。

第三个月

发出预约请柬

电子邮件或邮件通常可以达到目的，也可以考虑发送实体请帖或欢迎礼包，让活动来宾对即将到来的事情感到兴奋。

与供应商、演讲者和赞助商达成协议

是时候与各类活动相关方锁定协议和费用了，防止第三方在短时间内退出。

选择技术伙伴

如果品牌想要举办线上活动或者线上线下同步的混合活动，使用哪个数字活动平台来发布内容和管理受众至关重要。如果品牌想要举办圆桌会、研讨会及沟通答疑会，也需要考虑硬件和软件设施的高可用性。如果这些专业技能很难在团队内部实现，一定要提前找到合适的供应商来处理。

第四个月

准备各项活动预案

确保活动项目组知道出现问题时该怎么做。这通常只有在真正彩排体验过程中才能知道。在这个阶段可以培训演讲者和各类相关方各种情况该怎么做，并制定一个Plan B以防各类危机情况出现。微吼提供技术支持及重保服务，为品牌制定网络安全、流媒体音画、现场各类突发情况的应急预案服务，确保活动圆满进行。

获取演讲者的最终演讲稿版本

在这个阶段获取演讲者的最后一版演讲稿，利用稿件内容指导营销材料创作。

与销售一起讨论后续计划

与销售团队确认后续线索跟进计划，统一“市场有效线索”和“销售有效线索”的概念理解。

探索功能，让活动更具沉浸感

微吼提供了诸多趣味性与互动性兼备的个性化工具，以帮助企业最大限度地提高参与度，并从与会者与品牌内容的互动中收集有价值的行为数据。

（此处可以放一个产品功能试用留资）

第五个月

建立客户参会名单

查看到目前为止的注册情况，及时跟进和调整邀约计划。

收集并分发礼物

准备分发或邮寄给与会者的礼物、商品，增加他们的期待值。

确认活动会务服务

线下活动需要确认场地、餐饮、活动材料；线上活动需要确认白皮书等营销内容材料、线上礼物及游戏环节的设置等。

活动安全性

线下的大型活动一定会考虑安保，确定足够的人员支持；线上活动需要确认网络安全以及安全词设置，避免舆论纷争引发公关危机。

第六个月

确认活动时间并发出最终议程

让每个人都知道活动会发生什么、在什么时间段发生。除了议程外最好附上相应的看点，拉满期待值。

确定主持词和提示

为防止任何可能中断活动流程的问题，与主持人排练各种情况和突发问题的解决方案至关重要。

仔细检查活动视听和各类设备的设置

测试，测试，再测试!

排练整个活动

尽可能排练整个活动，让每个人都能适应自己的角色，并与其他相关方配合。

微吼便捷的活动策划指南致力于帮助活动的各类相关方同步信息，为品牌提供更多活动价值。举办好一个活动由很多事情要考虑，选择微吼省心省力，点击链接了解更多直播活动解决方案