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沟 通 成 本
成本是企业在生产经营和发展过程中最为关注的指标之一。
原材料成本,人工成本,销售成本等财务数字的变化将直接反映出企业的整体经营状况,甚至决定企业的发展命运。我们习惯于专注在改善可见的显性成本方面,忽路已融入日常工作习惯中的隐性成本。例如,我们都知道员工离职率的增加会带来人员成本的上升,改善离职率一定会提高工作效率和劳动生产率。但由于它并不会带来财务数字方面的直观刺激,因此总是会被排除在日常工作目标和管理规范之外。
如果有一种量化方式可以将这些隐性“软”成本转化为显性“硬”成本,相信这方面的成本是在降低沟通成本方面,大家会找出很多种方法,例如:减少冗长无效的会议,创建信息化的办公环境,沟通前的准备和清晰化的沟通目标等等。
仔细推敲,我们不难发现,这些方式殊途同归地导向了但是,节省沟通时间和降低沟通成本并不一定具有逻辑上的因果关系。设想一下:如果参加会议的人员各自所带来的信息是不完整的,甚至是不真实的;如果员工在信息化力公环境中只是机械地进行操作,对于信息的完整性或准确性视而不见:虽然我们充分做好了沟通前的准备工作,却发现对方的立场面对这样的现状,沟通成本不但得不到改善,有效的沟通结果更是难以达成。如何才能真正实现
沟通成本的降低?
这个答案依然需要回归到工作标准、工作流程和企业文化本身,即企业倡导什么样的沟通方式?企业为员工创建什么样的沟通环境?企业践行什么样的价值观念?
通常情况下,造成沟通障碍或者较高沟通成本的主要因素有:一是信息的不完整性和不对称性,这种现象苦遍存在于各个企业当中,信息在层层传递过程中已经被白然遗漏了一些:不同职位上的人员习惯性地“按需接收”又会导致断章取义:管理人员又容易倾向于选择接收自己认为“正确”的信息等等。在这样的情形下,局部沟通很难达成有效的沟通成果,沟通成本也很难得到改善。
因此,企业首先应从流程化和标准化入手建立企业自身的沟通模式,如:1、建立企业沟通流程和信息传递标准,规范员工接收信息和传递信息的行为,必要时应作为企业培训的一项重要内容。
(1)接收信息既要全面,也能够提炼重点。
(2)对接收到的信息进行即时整理。
(3)对可能遗漏的信息或者感觉含糊不清的信息应及时和信息传递者进行再次确认。
(4)传递信息时应保持原信息的客观性,避免加入个人判断。
2、内部信息传递及问题解决。
(1)通常情况下,信息的处理不可能只涉及某一个职能领域,信息指向部门应作为主导部门及时与信息相关联部门进行沟通,告知信息的同时也可以进一步扩大信息集道,获取来自其它部门的相关信息。
(2)信息所涉部门共同对获取的全部信息进行分析,根据分析结果做出处理建议。
(3)由主导部门就处理建议与公司沟通,并进行后续问题的处理和解决。
造成沟通障碍或者较高沟通成本的第二个方面是企业的价值观和文化导向,例如,企业具有实事求是”、“讲真话”的工作氛围,倡导真诚沟通、互相尊重的交往方式,实践以企业目标为解决问题的出发点和归宿的思维模式和行为方式等,这些对降低沟通成本都将起到重大的推动作用。
企业标准和企业文化的打造应是自上而下,企业各级管理者都是企业价值观和企业文化的风向标。客观真实地反映问题是有效沟通和解决问题的基础和前提,真诚与尊重是有效沟通和解决问题的最佳保障,以企业利益为重的思维模式和行为方式更是有效沟通和解决问题的目标引擎。
任何不全面不真实的信息,任何偏听偏信,断章取义等的方式,其沟通成本都是巨大的。信息不准确,沟通不客观不但导致工作效率低下,还有可能导致做出错误决定的风险。
因此,在企业流程、标准以及价值观和企业文化的大背景下,探讨具体的沟通方式、沟通技巧,信息化的沟通工具等才具有实际意义,降低沟通成本的目标才真正具备可实现性。
决 策 成 本
决策乃选择,凡选择,必有代价。所有决策都是选择将相应的成本投入到“预期收益”更高的领域。
1、决策成本有显性和隐性之分
显性成本显性成本是指可以看得见、摸得着的成本。如,决策解决某个问题所需建立团队、配备人员、座谈调研等产生的行政成本;因支撑决策所需获取、整理及分析相关信息产生的信息成本;因协调不同利益主体,认同决策方案产生的摩擦成本等等。
隐性成本隐性成本则指在决策过程中产生的潜在成本,越科学合理的决策,相关的隐性成本就越低。如,因决策缓慢或论而不决,失去解决问题的最佳时机而带来的时间成本;因决策事项中不确定因素或与法律法规抵触可能会带来的风险成本;因决策选择一个方案而不得不放弃其他方案可能带来的最大利益所产生的机会成本等等。
2、决策方式影响决策成本
在现实工作中,一些人习惯于理性决策,而有些人则偏向于感性,不同的决策方式都会对决策成本产生不同的影响。
理性决策理性决策就是决策者严格按照决策程序对问题进行调研、分析和论证,并从多个方案中选出最优方案的过程。理性决策的基础是系统全面的信息、科学严谨的论证和优中选优的抉择,决策者越理性越谨慎,决策的显性成本就越高,但同时也会因其科学有效,机会成本、风险成本等隐性成本会明显降低。
感性决策感性决策就是决策者凭个人能力和经验,做出决策的过程。感性决策不需履行严格的决策程序,也不需像理性决策者那样投入各种资源去做调查研究,故决策的显性成本很低或几乎为零,但其会带来重大损失等风险以及因决策失误带来的对决策层的信任危机等隐性成本却可能很高。
通常情况下,如果是复杂机构或重大事项,决策者一般会采取理性决策的方式,以降低隐性成本的影响;而一些小机构或简单事项,一般会采取感性决策的方式,用较少的显性成本,提高决策效率。
3、如何降低决策成本?绝对的理性决策和完全的感性决策都会增加决策成本。作为单位的管理者,要实现决策成本投入合理、社会认同度高,除了拥有敏锐的洞察力、卓越的决断力和丰富的决策经验,更要能够针对不同问题选择合理的决策方式,科学决策、民主决策,只有这样才能最大程度地降低决策成本。
一、将专业的事交给专业的人去做单位决策层在决策过程中,要将风险防控意识贯穿于决策整个过程。特别是针对专业性强的事项,仅靠决策层有限的知识结构主观决策势必会增加决策成本,必须重视发挥专业人才或社会第三方机构的作用,为科学决策提供高质量的参考依据。如,担心项目投资对环境产生的影响,可以通过环评或预环评提供依据;担心一项专业性很强的投资项目是否具有前瞻性,可以发挥学术机构作用,通过专家咨询提供建议;担心签署各类合同的合法性,则可以通过法律咨询的形式解决等。
二、打破决策层的知识局限领导者的素质与能力直接决定着决策成本的高低,因此,提高专业、管理、思维能力等决策素养将有助于降低决策成本。一是在专业性强的单位,领导班子结构要多元并覆盖主体专业领域,专业技术人员和管理人员应各占有一定比例,确保决策层既通晓专业,同时也具备管理学、经济学及广博的社会知识。二是班子成员要注重提升决策能力,要善于抓住决策关键要素,具备获取、驾驭、处理各种信息的能力。三是班子成员要具备尊重专业、尊重规律、尊重实践的态度,不能仅凭个人好恶与兴趣参与决策,甚至消极抵触、阻挠或反对,影响决策的权威性和公正性。
三、决策方案的制定要全面可靠决策方案是决策层决策的重要依据,方案的制定必须科学准确、翔实客观。一是决策方案制定过程中必须调研充分、讨论全面,对实施后可能出现的问题也要有比较详实的分析。二是提供备选决策方案,并要对备选方案进行优劣分析、投入比较。三是决策方案所涉及的信息要全面可靠,如,决策一件事情的个案处理时,要充分考虑是否会带来负面影响、是否与近期类似问题处理一致等等。
四、决策主体多元化决策主体的多元化有利于扩大决策信息的来源,使决策能够反映大多数人的意志,能更好平衡各种利益关系,从而提高决策效果。如,重大事项的决策需要增加决策人数(如提交职代会审议)或加大咨询范围或次数(如多次或更大范围征求意见),以综合不同岗位、不同行业、不同年龄等员工的意见,这样才有利于提高决策科学性。决策咨询、征求利益群体的意见,一方面可以弥补决策者认知局限,同时也是一个动员、宣传、统一思想认识的过程,以降低决策执行过程中阻力、摩擦等成本。
试 错 成 本
试错,是指一件事情,在不知道正确的解决和处理方法前,所采取的任意种方法推荐事情进行,而进行的,如果这个方法是不可行的,就变成了试错,如果这个事情是可行的,那么就是正解。这个词对于创业的企业和创新性的项目来说可能会经常遇到,或者可以说是在一个项目没有成功前,所有的成本均可以称之为“试错成本”。
试错成本的造成,主要有几个方面的原因产生:
第一,员工不专业,并没有实际的经验。企业为了节省时间和人员开支,常常以原有的认知和固化的思维模式去判断新的工作方向甚至是工作方法,交给一个看起来是可以完成这项工作的员工。这样做看起来是节省了项目的进展时间,但是员工学习的时间,却是企业在买单,甚至送员工出去培训,这些都可以算在“试错”的成本中。
第二,主管领导对方向的判断失误。企业经营的过程中,不仅仅是一个新的项目,可能某些小事,都会因为主管领导的判断失误而导致失败,如果是大boss,为此买单的就是员工需要花更多的时间去处理和善后,如果是中层管理,结果就这这事情的大小了,严重者可能对因此而丢了工作。说实话,员工在一家企业所经历过的失败的经验才是这个员工最珍贵的财富,因为员工的一次失误而辞退员工才是增加了试错的成本。
第三,市场形势的发展。作为一个新的项目,或者是一个新的市场商机,可能会有多方企业关注,这时候争取一定的时间的确对于占有市场有一定的优势,但是也给竞争对手提供了学习和超越的靶向,所以在推向市场前就要做好下一步的计划和准备,甚至已经了第二步的方案。等待一定是自取灭亡。同样,如果市场有新的发展和有新的竞争对手出现,密切关注市场动态是避免错误,或延误落后的开发出现。
总体来说,要降低试错的成本,要关注两点:
第一,不要只是为了节省和抢时间而抢时间,找专业人做专业的事情,才是节省时间的关键。用别人的试错成本来降低我们自己的成本,也就是说,任何一个专业的人员,一定是有失败的经验,这些经验可能是他上一个雇主来消费的,也可能是他自己消费的,但只要他专业,有经验,一定会帮助你降低试错的成本,同时也会节省时间。
第二,必要的市场调研和竞争对手的动态发展要密切关注。需要注意的是大多人会只关注行业顶尖的企业发展动态,忽略一些二线品牌甚至是刚起步的企业,在做产品的时候,有研发经验的朋友会清楚,产品的创新才是决定产品销售的武器,另外营销策划团队也能给产品加气,助于产品的推广,那么也就是说,市场的信息是多方向的,多学习和调研,不断丰富自身才是对的。
每一个创业者都应该考虑两个问题:
第一个问题:你为什么要干这么一个公司?第二个问题:你干这个行业你喜欢吗?你干你这个行业厌倦了吗?只要一个人干一个行业时间长了,厌倦了,基本上都没有在道上。因为在任何一个领域取得成绩的人,都是在哪个行业哪个领域在过程当中可以获得愉快的人。
一个企业到底能走多远,取决于创始人的心智模式。
企业最大的成本就是老板不再做梦了!
有个说法很有意思:企业家都是野生的!
一般人在学校接受的教育基本上是怎么让你找个好工作,和创业者所需要的各种能力,云泥之别。
路漫漫其修远兮,不忘初心,方得始终。何其难也……
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